Mail aziendale, come gestirla correttamente

Una azienda che vuole aumentare la propria forza e popolarità, dovrà presentarsi in maniera adeguata. Tra i fattori da non sottovalutare la propria mail aziendale, dove ricevere e inviare comunicazioni nonché documenti.

Un tempo, la mail veniva considerata come qualcosa in più ma oggi è fondamentale per la comunicazione tra clienti, fornitori e collaboratori. Come utilizzarla nella maniera corretta? Scopriamolo insieme.

Caratteristiche dell’indirizzo mail aziendale

Un indirizzo mail aziendale è uno specchio della propria realtà, ottimale per essere raggiunti e raggiungere gli utenti velocemente. Lasciando un attimo da parte la Pec, le caratteristiche da prendere in considerazione sono:

• Utilizzare, quando possibile, il dominio con il nome dell’azienda. In caso contrario, scegliere come nome principale la denominazione sociale seguita dal dominio generico (gmail, virgilio, libero e altri a disposizione). In termini di autorevolezza, nella maggior parte dei casi sarebbe preferibile ottenere il dominio che rimanda all’azienda;
• Questo indirizzo dovrà essere univoco in tutta la rete aziendale. Ci saranno alcuni collaboratori che potranno utilizzare la medesima (come segreteria, direzione o info) ma per tutti gli altri casi è necessaria una identificazione;
• Gli indirizzi non contengono spazi o caratteri speciali, proprio per non confondere chi la deve utilizzare. Il nome della mail sarà quello proprio, aziendale oppure facile da ricordare così da non inciampare in eventuali errori e mancata ricezione della comunicazione;
• Avvalersi di strumenti per contrastare e controllare l’afflusso di spam, soprattutto in azienda. Per approfondire, su https://www.zerospam.eu/blog/come-evitare-spam-email si potranno avere tutte le risposte su questo annoso problema.

In termini di controllo, oltre ad un programma specializzato da adottare, sarà necessario fare attenzione a tutte le mail in arrivo. La cartella spam raccoglie  le comunicazioni che potrebbero essere, nella maggior parte dei casi, pericolose. Ci sono alcuni rari casi in cui delle mail non spam vengano spostate direttamente in quella cartella: una attenzione in più, non è mai da sottovalutare.

Un indirizzo mail alternativo è consigliato?

In questo caso si tratta di un indirizzo di posta elettronica alternativo, facente capo a quello principale. Serve soprattutto ad avere un alias per mandare mail differenti, anche interne all’azienda stessa o per un gruppo di collaboratori specifici (come i fornitori, per esempio).

In ogni caso, la mail verrà scaricata sempre dal dominio principale e le comunicazioni raccolte in un unico contenitore.

Mail aziendale, i vantaggi di un uso corretto

Una mail aziendale utilizzata nella maniera corretta potrà essere uno strumento valido e di alto profilo. Prima di tutto, per usufruire dei tanti vantaggi di comunicazione meglio optare per il nome del dominio che è lo stesso dell’impresa evidenziando la professionalità e anche la facilità di memorizzazione.

Inoltre è possibile avvalersi dell’accesso online, così da avere un contatto diretto con i membri del team programmando eventi e riunioni: un unico contenitore che funge anche da agenda. Come anticipato, avvalendosi di uno strumento per il controllo dello spam, la mail aziendale sarà sicura e utilizzata a 360°.

Una azienda, per affermarsi, necessita anche di questo dettaglio: la comunicazione fluida e continuativa oggi non è più un optional, ma un modo per essere tecnologicamente avanzati e presenti.