Conservazione sostituiva a norma di legge

Economia

Quando si parla di conservazione dei documenti oggi si intende la conservazione elettronica a norma di legge, chiamata anche conservazione sostitutiva.

Per conservazione elettronica, o sostitutiva si definisce l’intero processo che comprende tutta una serie di procedure informatiche che garantiscono ai documenti conservati sia valore legale che fiscale, facendo in modo di conservare i documenti digitalmente, eliminando quindi il cartaceo.

Tutto questo porta enormi vantaggi organizzativi all’interno dell’azieda che opera la conservazione sostitutiva.

Cosa sono i documenti informatici?
Lo dice chiaramente il DCPM del 3 dicembre 2013, definendo documenti informatici i seguenti tipi:

Documenti digitali nativi, prodotti cioè da subito in formato elettronico, come ad esempio un PDF.
Documenti cartacei salvati in formato elettronico tramite scansione

Come si conservano i documenti digitali?

Innanzi tutto, l’intero processo deve fare in modo che i documenti contabili/fiscali salvati tramite conservazione elettronica, siano associati in maniera assoluta ai metadati corrispondenti, cioè tutte quelle informazioni a corredo del documento che ne garantiscono l’autenticità e l’integrità.

Infatti, sempre secondo il DCPM, all’articolo 3 dice che il processo di conservazione deve essere atto garantire alcune caratteristiche fondamentali dei documenti:

La loro autenticità
La loro integrità
La loro leggibilità
La loro affidabilità
La loro reperibilità

Quali documenti vanno conservati?

Come accennato prima, la conservazione sostitutiva nasce essenzialmente per la salvaguardia di documenti contabili e/o fiscali, ma in ogni caso è possibile conservare:

Documenti contabili (registri IVA, libro inventario, ecc.)
Documenti di bilancio
Documenti del ciclo attivo e ciclo passivo (fatture emesse, fatture fornitori, ecc.)
Modelli CU
Modelli 730, 740, ecc.
PEC
Cedolini
Contratti di Assicurazione
F23 ed F24

Per conservare a norma i documenti non è sufficiente salvarli in un supporto ottico con le carattaeristi di cui prima, ma bisogna anche che vi siano apposte una firma digitale ed una marca temporale.

Firma digitale:
La firma digitale è una firma elettronica che garantisce l’autenticità del soggetto che ha firmato il documento, impossibilitando così ogni possibile alterazione futura dello stesso.
Marca temporale:
La marca temporale può essere fatta tramite un certificatore accreditato, e permette di associare il documento informatico ad una data e ora certi, dandogli quindi una validazione temporale legale.

Conservazione elettronica dei documenti, il processo

Abbiamo quindi capito che non è sufficiente salvare un documento in un supporto ottico, ma è necessario seguire una procedura ben precisa, la quel passa sotto il vaglio del responsabile della conservazione.

Il processo deve quindi fare in modo di:

Archiviare/salvare correttamente i documenti
Garantirne le caratteristiche tecniche (DCMP 3 dicembre 2013)
Inserire i documenti a protocollo
Garantirne la privacy

Il tutto deve anche essere certificato da un ente accreditato.

Come fare quindi?
Prima cosa in assoluto, bisogna munirsi di un ottimo software per la conservazione sostitutiva, il quale deve gestire il processo dall’inizio per poi finire con l’applicazione della firma digitale e della marca temporale.

L’intero processo dovrà poi essere seguito dal vostro responsabile della conservazione, che sia chiaro è ben diverso dal responsabile del servizio di conservazione.

La prima figura è colui che produce i documenti, o che comunque fa parte dell’azienda che li produce e da essa è incaricato, mentre il secondo è il responsabile del servizio offerto per la conservazione digitale dei documenti, quindi facente parte di una azienda terza.

Il resposabile della conservazione ha molti oneri a suo carico, tra cui:

Redigere e mantenere il manuale della conservazione
Fare in modo che l’intero processo sia a norma
Garantire la sicurezza dei supporti ottici e la loro privacy

Per poter gestire al meglio la conservazione sostitutiva è sempre meglio quindi affidarsi ad aziende esperte in gestione documentale, come Ardesia, società di Vicenza che con lo sviluppo dei suoi software riesce a garantire un processo documentale aziendale sempre al top, dalla fatturazione elettronica alla conservazione a norma dei documenti.

L’approccio di poter affidare all’esterno la conservazione documentale è importante soprattutto per un motivo, cioè che queste aziende specializzate sono sempre al passo sia con le norme vigenti, fattore fondamentale, ma anche con le più moderne tecnologie per la salvaguardia dei vostri documenti.