Vantaggi e ostacoli della fatturazione elettronica

Gestire tutte le fatture elettroniche per un grande flusso di lavoro nel reparto contabilità può essere molto impegnativo se non si utilizzano gli strumenti adatti. Un sistema di fatturazione elettronica permetterebbe sicuramente si semplificare e risparmiare tempo e denaro.

Una fattura in formato PDF non è una fattura elettronica, ma il sistema è ben più strutturato e permette davvero di ridurre i tempi, diminuire il rischio dell’errore e permettere di archiviare e ritrovare facilmente ogni dato.

Come funziona la fatturazione elettronica?

L’invio e la ricezione di fatture in formato PDF da parte dei fornitori è molto frequente, a tal proposito un software idoneo deve poter sfruttare i dati incorporati nella fattura PDF, automaticamente mapparli, convalidati e convertirli nella struttura della fattura elettronica, solo in tal modo questo materiale potrà essere messo a sistema.

La struttura della fattura elettronica convalidata viene ricevuta direttamente nell’applicazione di elaborazione delle fatture degli acquirenti, solo pochi minuti dopo che il fornitore l’ha inviata. Oltre il 90% dei fornitori invia tramite e-mail fatture PDF ai propri clienti, ma per essere in linea con la normativa esse devono subire una “conversione” vera e propria.

Che cos’è e come fare fatturazione elettronica? Su Savino Solution si possono trovare motivazioni e spunti molto interessanti relativi all’argomento.

Grazie al sistema della fatturazione elettronica è possibile eliminare numerose attività, che richiedono l’intervento manuale, e tutti i costi associati a tali interventi. Inoltre, viene impiegata meno carta e si incentivano i collaboratori ad abbandonarla, per utilizzare sempre più mezzi elettronici per l’invio dei documenti.

I paesi dell’UE e la Commissione europea hanno deciso di introdurre uno standard europeo per la fatturazione elettronica, per contrastare ai numerosi formati di fatture elettroniche utilizzati in tutta l’UE. Questi vari formati causano inutili complessità e costi elevati per le imprese e gli enti pubblici.

Mentre tutte le amministrazioni dovranno accettare fatture elettroniche conformi alla norma europea, le norme specifiche nazionali rimarranno valide. Una volta che la direttiva sulla fatturazione elettronica 2014/55 / UE è stata recepita nelle leggi nazionali dei paesi dell’UE e il termine per l’attuazione è trascorso, le fatture elettroniche dovranno essere utilizzate in tutta l’UE.

Il forum europeo multilaterale sulle fatturazioni elettroniche (EMSFEI) riunisce le parti interessate e il suo obiettivo è contribuire a spianare la strada a un’adozione su vasta scala della fatturazione elettronica, a livello nazionale e dell’UE.

Rispetto alle fatture cartacee, le fatture elettroniche sono più facili da elaborare, raggiungono il cliente più rapidamente e possono essere archiviate centralmente a un costo molto basso. Si prevedono potenziali benefici annuali, fino a 40 miliardi di euro in tutta Europa nel solo settore business-to-business.

Alcuni dei principali vantaggi della fatturazione elettronica includono:

• recupero più rapido dei pagamenti da parte dei clienti riducendo i tempi di fatturazione o pagamento;
• riduzione dei costi di stampa e spedizione;
• elaborazione più rapida ed economica, poiché le informazioni nelle fatture elettroniche possono essere inserite direttamente nei sistemi di pagamento e di contabilità della società;
• minori costi di archiviazione;
• riduzione della formazione e dei costi di sviluppo del sistema.

Allo stesso tempo, tuttavia, la fatturazione elettronica deve affrontare ostacoli quali:

• le fatture sono prodotte in un’ampia gamma di formati e secondo molti standard differenti. Ciò impedisce il regolare trasferimento di una fattura elettronica da un luogo all’altro e impedisce la realizzazione di tutti i vantaggi e risparmi sui costi della fatturazione elettronica;
• variazione delle norme nazionali, che regolano la validità e l’accettabilità delle fatture elettroniche in termini legali, finanziari e amministrativi. Ciò rende difficile il loro uso nelle transazioni transfrontaliere all’interno dell’UE;
• molti potenziali utenti temono la sicurezza dei sistemi di fatturazione elettronica e il potenziale aumento delle frodi.

Per queste motivazioni ci si sta muovendo verso la standardizzazione, per poter volgere a una sempre maggiore implementazione della fatturazione elettronica.